Erhvervsskatter: Hvis din virksomhed ikke e-arkiverer i år, hvad venter du på?

{h1}

Sponsoreret post. Flere og flere virksomheder vælger at anvende elektroniske skatteregistreringssystemer for deres effektivitet, nøjagtighed og sikkerhed. Lær de vigtigste faktorer at søge efter i en pålidelig leverandør.

Post sponsoreret af efile4Biz

Af Rick Roddis

Hvis jeg fortalte dig, at du kunne reducere din virksomheds skattefeil med 19%, ville du være interesseret? Nå, det er præcis hvad der sker, når du skifter din skattereddelelse fra papir til skyen. Når virksomheder bruger papirbeskatningsformularer, er der en gennemsnitlig 20% ​​fejlfrekvens. Når du arkiverer online, falder dette tal til kun 1%. Det er en no-brainer.

Af den grund - og mange flere arbejdsgivere skifter fra tidskrævende, traditionel papirarkivering til strømlinet, moderne W-2 og 1099 skybearbejdning. Faktisk er elektronisk arkivering hurtigt ved at blive den foretrukne valg til små virksomheder.

Men hvad er det præcist?

Elektronisk arkivering eller e-arkivering er online-overførsel af krævede skatteoplysninger (f.eks. 1099'er og W-2'er) direkte til Internal Revenue Service (IRS) eller Social Security Administration (SSA) i stedet for at udfylde og indsende traditionel papirskat formularer.

I løbet af de seneste år har efterspørgslen efter papirskatformularer været faldende, mens elektronisk arkivering fortsætter med at vokse. Virksomheder søger det smarteste alternativ - og e-arkivering er det. Lad os undersøge årsagerne til dette skift.

3 cloud behandling fordele

E-arkivering er en populær metode til arkivering af 1099'er, W-2'er og andre skattebeskyttelsesformer, fordi alt er gjort online, hvilket eliminerer behovet for papirformularer eller software.

Nærmere bestemt foretrækker folk e-arkivering, fordi det er:

  • Nøjagtig. Ud over de mange henvendelser, der sikrer overholdelse af de seneste skatteregler, gør e-fil-websteder de komplicerede beregninger. Dataindtastningsfejl er fanget, og fejl er forhindret. Det er derfor, at IRS anser e-filafkastet for at være næsten fejlfast.
  • Praktisk. I stedet for at installere software eller håndtere bjerge af papirarbejde, følger du blot nogle få enkle beskeder fra dit skrivebord. Ikke mere kæmper med papirstop og ukorrekte formularer i printere. Og farvel til sidste minuts ture til kontorforretningen og posthuset.
  • Nyttig. Online filers sætter pris på den regelmæssige kommunikation under e-filprocessen, herunder e-mail-meddelelser, når IRS og / eller SSA modtager arkiver. Plus, du kan kontrollere status for en bestemt arkivering til enhver tid fra enhver computer, laptop eller tablet.

Hvad med modtagerkopier?

E-arkivering eliminerer ikke behovet for papir helt. Modtagere (dvs. uafhængige entreprenører og medarbejdere) skal stadig modtage en papirkopi af W-2 eller 1099, eller opt-in for at modtage en elektronisk version.

Det betyder, at e-arkivering med offentlige myndigheder kun er en del af processen. Den anden er trykning og kopiering til modtagere, en arbejdskrævende opgave, som mange virksomheder kæmper med, især siden det sker i begyndelsen af ​​året, en traditionelt hektisk tid for arbejdsgivere. Heldigvis vil den rigtige leverandør genkende disse krav og tilbyde en altomfattende print, mail og e-fil service.

3 outsourcing fordele

Mange virksomheder vælger at e-fil vil søge en udbyder, der også kan udskrive og sende modtagere kopier. Brug af en servicepartner er tiltalende, fordi:

  1. Det sparer dig penge. Når du overvejer dollar og cent påvirkning af papir arkivering, forsøm ikke at inkludere lønomkostninger. Online filers, der vælger en all-in-one skatterapporteringspartner, sparer på lønningslisten, der er forbundet med at have en medarbejder manuelt udskrevet og postformularer.
  2. Det sparer dig tid. Dataene indtastes eller uploades online, og derefter håndterer udbyderen resten. Den tid, du og dine medarbejdere sparer, kan bruges bedre til at dyrke virksomheden.
  3. Det giver dig sikkerhed. Udskrivning af formularer som W-2'er på kontorprinteren og at have medarbejdere håndterer mailing er ikke den mest sikre eller fortrolige proces, især når du overvejer at disse dokumenter indeholder følsomme oplysninger som årsløn og socialsikringsnumre. Manglende formularer og konvolutter er også en bekymring. Forestil dig, hvad der ville ske, hvis en medarbejder modtog en kollega W-2. Outsourcing til en specialiseret og velrenommeret leverandør kan give arbejdsgiverne en værdifuld fred i sindet.

Sikkerhed gør forskellen

Sikkerhed er af afgørende betydning, når der indgives skatter elektronisk. Der er flere faktorer, du bør overveje, når du vælger en e-mail-udbyder til cloud-behandling. Først og fremmest skal du kontrollere, at de er en IRS-autoriseret e-filudbyder.

For at opnå dette "godkendelsesstempel" fra IRS skal en skatterapporteringsvirksomhed gennemgå en streng tre-trins proces:

Trin 1: Opret en IRS e-services konto. Inden en virksomhed kan indsende en e-fil-applikation, skal den oprette en IRS-konto, som muliggør elektronisk interaktion med IRS. Udover at levere specifikke identifikationsoplysninger (Social Security Number og telefonnummer) skal den person, der opretter denne indledende konto, sørge for, at alle de vigtigste og ansvarlige medarbejdere i virksomheden tilmelder sig e-services. Denne punktperson skal også bekræfte registrering inden for 28 dage efter modtagelse af en IRS-bekræftelseskode i posten.

Trin 2: Indsend en e-fil-applikation. En virksomhed kan starte ansøgningen, når alle vigtige personer er godkendt til e-tjenester. Da ansøgningen er så omfattende, kan det tage op til 45 dage for IRS at godkende det. Som angivet på IRS hjemmeside:

"Ansøgningsprocessen er ikke enkel, men som skattefaglig forstår du, at disse skridt er nødvendige for at beskytte det elektroniske arkiveringssystems integritet og sikkerhed. Vi har alle en indsats for at opretholde de højeste standarder for e-filudbydere. "

Trin 3: Pass en egnethedskontrol. Når virksomheden har indsendt en ansøgning og relaterede dokumenter, kan IRS foretage en egnethedscheck på organisationen og hver person, der er anført på ansøgningen som enten en hovedansvarlig eller ansvarlig arbejdsgiver. Dette kan omfatte en kreditcheck, skatteoverensstemmelseskontrol, kriminel baggrundskontrol og / eller en check for tidligere manglende overholdelse af IRS e-fil krav.

Efter denne godkendelse modtager virksomheden et acceptbrev fra IRS med dets elektroniske arkiveringsnummer eller EFIN. Nu indskrevet, kan virksomheden tilbyde e-arkivering.

Håndtering af følsomme data

Det er også vigtigt, at du ved, hvordan virksomheden håndterer følsomme data. På grund af den evigt nuværende trussel om databrud og andre sikkerhedstrusler skal en e-mailudbyder tilbyde den stærkeste datakryptering mulig.

Kun med end-to-end datakryptering, som anbefales af den føderale regering, kan en udbyder effektivt blokere aflytning eller afbrydelse af oplysninger fra en tredjepart. Data bør krypteres, så snart den er indtastet på hjemmesiden og forbliver krypteret gennem hele processen.

Det er vigtigt at bemærke, at IRS ikke regulerer, hvordan modtagende data håndteres. I stedet er det helt op til tjenesteudbyderen.

Sikkerhed med print og mail

Til skybearbejdning er dataoverførsel kun det første skridt, der kræver den nødvendige beskyttelse. Udskrivning og afsendelse af modtagerkopier er det næste trin. Til dette vil du gerne sikre, at virksomheden har opnået Service Organization Control (SOC) certificering. Denne særlige certificering fra American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) betyder, at hvert trin i e-files proces er blevet grundigt undersøgt og godkendt for at garantere sikkerheden.

Specifikt undersøger AICPA disse områder:

  • Sikkerhed. Hele systemet er beskyttet mod uautoriseret adgang.
  • Tilgængelighed. Systemet er funktionelt og fungerer korrekt.
  • Behandling af integritet. Databehandling er fuldstændig og præcis.
  • Fortrolighed. Alle følsomme oplysninger er beskyttet.
  • Privatliv. Personlige oplysninger indsamles, anvendes, bevares og offentliggøres i overensstemmelse med AICPAs principper for privatlivets fred.

Certificeringsprocessen er kostbar og tidskrævende, men i sidste ende er det nøgleindikator for en kvalitetsleverandør.

Klar til at gøre springet?

En af landets førende e-filing udbydere, efile4Biz.com er IRS autoriseret og SOC-certificeret. Og det er vigtigt, fordi du skal være sikker på, at dine fortrolige data forbliver fortrolige. Spar værdifuld tid denne skat arkiveringstid. Oprettelse af en konto er gratis, og det er det første skridt til at opleve alle fordelene ved e-arkivering.

Om forfatteren

Indlæg ved Rick Roddis

Rick Roddis er formand for ComplyRight Distribution Services, en division af ComplyRight, Inc., en leverandør af avancerede produkter og programmer til virksomheder. Ricks karriere begyndte som forsikringsgarantiforvalter og avancerede til salg, drift og ledelsesroller hos forskellige virksomheder, der samarbejdede med Intuit, Staples, Office Depot og andre. I 2008 blev han præsident for TFP Data Systems, den førende producent af 1099, W-2 og ACA skatteformularer, konvolutter og software. I løbet af de sidste fire år har han fokuseret på at omdanne ComplyRight Distribution Services fra en traditionel formularproducent til en digital udbyder af skatteløsninger til virksomheder gennem tjenester som eFile4Biz.com

Selskab: ComplyRight Distribution Services
Internet side: efile4Biz.com
Forbind mig med Facebook, Twitter og LinkedIn.


Video:


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com