Business Travel Expense Reporting Made Easy

{h1}

Efter mange års rejse omhyggeligt for erhvervslivet har jeg endelig etableret en rutine, der gør omkostningsrapportering et øjeblik. Jeg vil gerne dele nogle af mine tip med dig.

Min bedstefar plejede at hamre stativer af Gerber babymad krukker på undersiden af ​​hylderne i hans garage. Så ville han bruge krukkerne selv til at opbevare alle mulige forskellige løs skruer, møtrikker og bolte. Han havde let adgang til den hardware, han havde brug for, ved bare at dreje den passende krukke løs. Selv som en femårig dreng vidste jeg, at dette var den mest anal-retentive ting, jeg nogensinde kunne se i mit liv. Især i løbet af lørdagen ville han bruge kogte madetiketter ud af krukkerne.

Så vildt som hans idé syntes på det tidspunkt syntes det sikkert at arbejde. Bedstefar var en bygningsinspektør, og når han skulle reparere, installere eller bygge noget han brugte aldrig mere end et øjeblik på udkig efter den rigtige hardware. Derfor har jeg taget denne tilgang til at håndtere mine udgiftsrapporter, kun uden krukker - jeg bruger konvolutter.

Da jeg normalt arbejder tre eller fire forretningsrejser i træk (tilbage til tilbage), har det været svært at administrere mine kvitteringer fra tur til tur, da jeg endelig kom rundt for at gøre omkostningsrapporterne. Jeg har endelig etableret en rutine, der gør omkostningsrapportering et øjeblik. Her er nogle af mine tips:

Brug kun ét kort. Vælg et kreditkort, der udelukkende skal bruges til udgifter på forretningsrejser. Intet bliver opkrævet på denne konto, der ikke er "bekostelig". Jeg har hentet American Express Travel-kortet, der er forbundet med Delta Airlines, da jeg primært rejser på Delta, og da AmEx aldrig grouser om, hvor tæt jeg er på en forudindstillet udgiftsgrænse. Da jeg ansøgte om kortet, kaldte jeg straks kundeservice for at informere dem om, at jeg rejser et ton, og de skulle forvente at se kortet bruges i mange lande og lande. Dette er et vigtigt skridt; du ønsker ikke, at dit kreditkortselskab annullerer kortet på grund af, hvad deres computer ser som "mistænkelig aktivitet".

Organiser med konvolutter. Nu for hver tur jeg tager tager jeg en ny konvolut til forretningsstørrelse og skriver rejsenavnet med datoer på forsiden. For eksempel "Atlanta for DB-klasse, 7 / 11-7 / 15". Jeg sørger for, at datoerne omfatter den periode, hvor jeg ville bruge kortet til at købe noget. Jeg holder disse konvolutter i min computer dokumentmappe, der ruller overalt, hvor jeg går. Hver nat før sengetid dumper jeg alle mine regningskvitteringer (som er alle mine AmEx-kvitteringer, kvitteringer fra steder, der ikke tog AmEx, kontante kvitteringer osv.) I konvolutten. Når turen er overstået, og den sidste kvittering går ind, sætter jeg en klip på den for at lade mig vide "at konvolutten / turen er lukket."

Lav en dag udgiftsrapport dag. Tirsdage er altid "udgiftsrapport" dage for mig. Hvis en tur er overstået på en fredag ​​(som er min sædvanlige optagelse), skulle indtægterne have været rapporteret til AmEx senest den følgende tirsdag, så det er, når jeg gør mine rapporter. At vide, at alle kvitteringerne er blevet rapporteret, sikrer en pålidelig "match up", når jeg sammenligner mine papirindtægter til onlineopgørelsen. Når rapporten er færdig, skriver jeg mængden af ​​den check, jeg skal modtage på bagsiden af ​​konvolutten og forsegle den. Mit firma betaler udgiftskontrol gennem automatisk indbetaling. Jeg har oprettet det direkte depositum for disse checks for at gå direkte til min AmEx-konto. Når checken er deponeret, arkiverer jeg konvolutten med alle de andre fra tidligere ture, hvis jeg nogensinde bliver revideret.

Ved hjælp af denne metode skal min AmEx-saldo altid svare til "nul", når mine indskud og kvitteringer er samlet sammen. Hver gang i et stykke tid vil jeg være hjemme i tre eller fire uger, og det er da alle kontrollerne endelig gør det ind og over til AmEx, og alt går ud på nul. Nøglen er at få disciplinen til at bruge kortet udelukkende til rejseudgifter og ikke til personlige udgifter - altid!

Jeg tænker på min bedstefar, når jeg ser en medarbeider, taber en belastning kvitteringer på deres skrivebord og klager over at miste nogle, aldrig har deres balance ret på grund af flere hundrede dollars for ting, de ikke kan huske at købe osv. Nogle gange har jeg lyst til den "anal tilbageholdende rejsende" med mine små konvolutter i min taske, men tingene bliver lette og organiserede. Når penge er involveret, kan jeg lide det på den måde!

EKSTRA: Hvis du har spørgsmål til Ken vedrørende forretningsrejser, hoteller, fly osv., Send ham en "Tweet" på sin Twitter konto. Du kan også følge Ken på Twitter @foodbreeze!


Video: Notilus, Business Travel and Expense Management


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com