Oprettelse af den perfekte e-mail signatur

{h1}

E-mail signaturer er som brevpapir til din lille virksomhed. Så hvorfor ville du have fem forskellige mennesker, der bruger tre forskellige formater?

Uanset om du er en solo-udøver, en lille virksomhedsejer eller et medlem af et større team, kan din e-mail-underskrift være et fantastisk kommunikationsværktøj, som faktisk forbedrer forbindelser og spred information.

En e-mail-meddelelse, jeg læste i formiddag, mindede mig om, hvor vigtigt en underskrift kan være. Jeg gør noget bibliotek-relateret arbejde og bemærkede, at en besked jeg modtog fra en lokal administrator, opregnede bibliotekstidene nederst på underskriften.

Det var som en påmindelse, der sagde, "Vi er åbne, kom og besøg, her er hvornår."

Den fine print

Et stigende antal e-mails slutter med en ansvarsfraskrivelse for e-mail-indhold eller modtagere. Advokater lukker e-mails med den uundgåelige nødvendige fortrolighedserklæring, og andre tilføjer sprog, idet det bemærkes, at indholdet er "kun beregnet til den enkelte eller den enhed, til hvem den er adresseret..." efterfulgt af instruktioner for at holde bestemt indhold fortroligt og slettet, hvis det fejlagtigt modtages.

Fortsæt med at inkludere fine print, hvis det kræves, eller du finder det en vigtig ansvarsfraskrivelse for din virksomhed. Men tt er oplysningerne over den lille type, der kan være virkelig nyttige.

Det grundlæggende

Uanset størrelsen på din organisation skal en e-mail signatur standardiseres og indeholde de mest grundlæggende oplysninger. Det minimale minimum er et fuldt navn, titel, firmanavn og telefonnummer. Inklusive et telefonnummer gør det nemt for en læser at hente telefonen og ringe.

En e-mail-adresse i en underskrift kan virke overflødig, fordi den er i boksen "Til". Men her gør også gentagelse livet lettere for modtageren. De ønsker måske at klippe og indsætte det på et andet sted eller sende kontaktoplysninger uden at videresende hele e-mailen.

Glem ikke at medtage signaturen i både nye meddelelser og svar. Dette er især nyttigt til identifikation i en kæde af frem og tilbage korrespondance.

Hvad med at bruge en gade eller postadresse? For nogle meddelelser kan du simpelthen ikke give alle disse oplysninger. For andre er adressen måske bare for lang. Uanset hvilken beslutning du foretager om adresser, skal du være konsekvent - herunder mobil e-mail.

Tænk på e-mail signaturen som brevpapir: Du ville ikke tillade fem forskellige medarbejdere at bruge tre forskellige formater. Og antager ikke, at interne e-mails er fine uden en underskrift; De samme kontaktoplysninger kan spare tid eller være nyttige i en videresendt meddelelse.

Ekstraerne

Rummet under dine grundlæggende kontaktoplysninger er førsteklasses elektronisk ejendom til at holde folk opdateret. Jeg kan godt lide at rotere mellem en anbefaling til at læse min blog og en af ​​mine bøger. Hvis du kan dele noget nyttigt, som et godt nyt produkt eller begivenhed, skal du bruge et link på dette sted. Virksomhedens webadresse er et almindeligt element, der skal medtages, men dit nyeste indhold kan være mere interessant. Jeg klikker ofte på disse links og lærer en hel del, der tilføjer til min forbindelse med en virksomhed. Læsere hilser altid hjælpsomme oplysninger, især hvis det sparer tid, f.eks. Den biblioteksplan, jeg tidligere nævnte.

Det er også en god idé at rotere de ekstra elementer i din email signatur. Ligesom at gå forbi nødvendige arbejdspladsplakater, er folk mindre tilbøjelige til at læse det samme, de ser hver dag.

Og send ikke bare en email til teammedlemmer med det nye signaturformat. Protokollen kan være en del af en politik, ombordlægning eller en skabelon i dit emailprogram. Gennemgang af indholdet i møder eller kommunikationstræning vil øge værdien og ensartet implementering.

Det kan tage en vis undervisning for medarbejdere, der er hekta på teksting, men i det lange løb vil god brug af dette rum forbedre kommunikationen og forbindelserne.


Rebecca Mazin bruger hendes erfaring og talent som konsulent, forfatter og leder træner til at skabe brugbare løsninger for arbejdsgivere til at møde stadig mere komplicerede menneskelige udfordringer. Hun er forfatter til Medarbejderfordelene Answer Book; En uundværlig vejledning til ledere og virksomhedsejere og medforfatter af HR-svarbogen; En uundværlig vejledning til ledere og personale. Følg Rebecca på Twitter @thehranswer.

Uanset om du er en solo-udøver, en lille virksomhedsejer eller et medlem af et større team, kan din e-mail-underskrift være et fantastisk kommunikationsværktøj, som faktisk forbedrer forbindelser og spred information.

En e-mail-meddelelse, jeg læste i formiddag, mindede mig om, hvor vigtigt en underskrift kan være. Jeg gør noget bibliotek-relateret arbejde og bemærkede, at en besked jeg modtog fra en lokal administrator, opregnede bibliotekstidene nederst på underskriften.

Det var som en påmindelse, der sagde, "Vi er åbne, kom og besøg, her er hvornår."

Den fine print

Et stigende antal e-mails slutter med en ansvarsfraskrivelse for e-mail-indhold eller modtagere. Advokater lukker e-mails med den uundgåelige nødvendige fortrolighedserklæring, og andre tilføjer sprog, idet det bemærkes, at indholdet er "kun beregnet til den enkelte eller den enhed, til hvem den er adresseret..." efterfulgt af instruktioner for at holde bestemt indhold fortroligt og slettet, hvis det fejlagtigt modtages.

Fortsæt med at inkludere fine print, hvis det kræves, eller du finder det en vigtig ansvarsfraskrivelse for din virksomhed. Men tt er oplysningerne over den lille type, der kan være virkelig nyttige.

Det grundlæggende

Uanset størrelsen på din organisation skal en e-mail signatur standardiseres og indeholde de mest grundlæggende oplysninger. Det minimale minimum er et fuldt navn, titel, firmanavn og telefonnummer. Inklusive et telefonnummer gør det nemt for en læser at hente telefonen og ringe.

En e-mail-adresse i en underskrift kan virke overflødig, fordi den er i boksen "Til". Men her gør også gentagelse livet lettere for modtageren. De ønsker måske at klippe og indsætte det på et andet sted eller sende kontaktoplysninger uden at videresende hele e-mailen.

Glem ikke at medtage signaturen i både nye meddelelser og svar. Dette er især nyttigt til identifikation i en kæde af frem og tilbage korrespondance.

Hvad med at bruge en gade eller postadresse? For nogle meddelelser kan du simpelthen ikke give alle disse oplysninger. For andre er adressen måske bare for lang. Uanset hvilken beslutning du foretager om adresser, skal du være konsekvent - herunder mobil e-mail.

Tænk på e-mail signaturen som brevpapir: Du ville ikke tillade fem forskellige medarbejdere at bruge tre forskellige formater. Og antager ikke, at interne e-mails er fine uden en underskrift; De samme kontaktoplysninger kan spare tid eller være nyttige i en videresendt meddelelse.

Ekstraerne

Rummet under dine grundlæggende kontaktoplysninger er førsteklasses elektronisk ejendom til at holde folk opdateret. Jeg kan godt lide at rotere mellem en anbefaling til at læse min blog og en af ​​mine bøger. Hvis du kan dele noget nyttigt, som et godt nyt produkt eller begivenhed, skal du bruge et link på dette sted. Virksomhedens webadresse er et almindeligt element, der skal medtages, men dit nyeste indhold kan være mere interessant. Jeg klikker ofte på disse links og lærer en hel del, der tilføjer til min forbindelse med en virksomhed. Læsere hilser altid hjælpsomme oplysninger, især hvis det sparer tid, f.eks. Den biblioteksplan, jeg tidligere nævnte.

Det er også en god idé at rotere de ekstra elementer i din email signatur. Ligesom at gå forbi nødvendige arbejdspladsplakater, er folk mindre tilbøjelige til at læse det samme, de ser hver dag.


Video: Sådan opsætter du mail på iPhone og iPad


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com