Opdagelse og forebyggelse af betalinger, der kan betales

{h1}

Til en kriminel udforskning af måder at stjæle fra en virksomhed, ser udbetalingsafdelingen ofte ud som svarende til en dårligt bevogtet cashbox.

Til en kriminel udforskning af måder at stjæle fra en virksomhed, ser udbetalingsafdelingen ofte ud som svarende til en dårligt bevogtet cashbox. Når penge udløber en virksomhed, strømmer den igennem leverandørens gæld. På de fleste virksomheder gør det denne funktion den mest sårbare og attraktive mulighed for tyve både indenfor og uden for virksomheden.

De bedragerier, der involverer betalinger, er mange, men måske er det mest almindelige, når konti, der betales, skriver checks til fiktive leverandører, så send dem til en postboks, der skal afhentes og indbetales senere. Hvis det opdages, er denne forbrydelse enkel at retsforfølge, fordi den efterlader et papirspor, der peger uberørt til gerningsmanden.

Det er dog ikke altid let at se tegnene, medmindre du ved, hvor du skal se. Heldigvis har revisorer udviklet effektive måder til ikke blot at spotte svig på konti, men også for at mindske risikoen for, at den opstår. Her er de vigtigste måder at registrere svindel på betalinger i enhver virksomhed.

Afstem dine kontobetalinger og din virksomhedscheckbog månedligt. Dette enkelt trin vil gøre det svært for medarbejderne at skrive checks til sig selv.

Kig efter faktura odds. Hvis fakturaer ikke er nummereret i rækkefølge, hvis der er huller eller hopper eller to eller flere fakturaer har samme nummer, kan det tyde på, at der er oprettet en falsk faktura. Hvis en undersøgelse af papirfakturaer viser brug af korrektionsvæske, fotokopierede fakturaer eller fakturaer, der ser ud til at være blevet scannet og udskrevet på en computer, skal du undersøge yderligere.

Tjek check beløb. Hvis du ser checks for beløb, der ligger lige under tærsklen, der kræver yderligere anmeldelse, en anden underskrift eller en anden sikkerhedsforanstaltning, er mistænkelige. Med andre ord, hvis din virksomheds tærskel for gennemgang er $ 2.500, skal en check for $ 2,499.99 angive alarmklokker, der ringer. Se også om afrundede mængder, der ikke indeholder nogen cent.

Vet dine leverandører. Cross-check adresser af leverandører mod medarbejderens hjemmeadresser. En kamp er et dårligt tegn. Se også efter checks, der sendes til lokale postkasser, adresser, der synes at have mere end én leverandør og leverandørnavne, der ligner kendte leverandører.

Smil og ring. Se på telefonnumrene på sælgerkonti. Ingen telefon, en unoteret telefon, en hjemmetelefon, flere leverandører med samme telefon og telefonnumre, der altid afhentes af telefonsvarer, skal gøre din edderkopfølelse tingle.

Sporingstransaktioner. Vær opmærksom på usædvanlige transaktioner, som dem der foregår i fjerne byer, der forekommer midt om natten eller involverer beløb, der er usædvanligt store eller usædvanligt små.

Vær opmærksom på den menneskelige faktor. Ulykkede medarbejdere i gældsforpligtelser er næsten en forudsætning for betalingsforfalskning. Hold øje med moralen der, og sørg for, at løn, fordele og andre spørgsmål behandles, så disse medarbejdere ikke har grund til at klage. Undgå overdreven omsætning her, og prøv ikke at ansætte midlertidige medarbejdere til disse job.

Teknologi er et uvurderligt hjælpemiddel til sigtning gennem dine konti, der skal betales. Hvis din virksomhed behandler et stort antal transaktioner gennem betalingskrav, er det næsten en nødvendighed. Selvom du ikke har alle de mange poster, der skal kontrolleres, kan du bruge regnskabs-, database- og regnearksoftware til hurtigt og præcist at gennemføre dine betalinger, og se efter tegn på problemer. For eksempel kan du fusionere filerne til dine medarbejdere og dine leverandører for at scanne efter matchende adresser, telefonnumre, bankkontonumre og andre identifikatorer.

Den bedste måde at håndtere betalingsforfalskninger på er at forhindre, at den begynder med. Så afstem dine konti og din checkbog månedligt, revidere konti for røde flag regelmæssigt og dreje forskellige medarbejdere gennem jobbet med at betale regninger ved hjælp af krævede tværuddannelse og obligatoriske ferier for medarbejdere i den afdeling. Dine betalbare konti kan stadig ligner en fyldt kassa til dem, der er tilbøjelige til at snyde. Men i det mindste vil den blive spærret op tæt.


Mark Henricks skriver om forretning, teknologi, personlig finansiering og andre emner fra Austin, Texas. Hans arbejde har dukket op i Wall Street Journal, Iværksætter magasin, Washington Post, og andre ledende publikationer.


Video: The Culture High


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com