Email Etiquette

{h1}

Her er 14 tips til bedre emailing.

Med e-mail lige så omfattende som det - erstatter i mange tilfælde "snail mail", telefonopkald og interne møder - behovet for klarhed, konsistens og kontrol bliver afgørende. De meget karakteristika, der gør e-mail til et nyttigt og uundværligt værktøj - det vil sige dens bekvemmelighed og lethed - skaber trods alt de største problemer.

Især i et professionelt liv, er det afgørende at undgå faldgruber af e-mail, og der er mange. Der er en vis casualitet, der er blevet forbundet med emailing, og desværre kan denne uformelhed forstyrre vores arbejdsliv. Der er mange etiketguider og mange forskellige etiketteregler, men mange af disse kan være specifikke for din særlige virksomhedskultur.

Her er nogle regler for brug af e-mail, som jeg føler mig mest anvendelige for de fleste.

  1. Vær kortfattet. Undgå lange sætninger. Hverken klienter eller kolleger vil gerne læse lange e-mails. Tænk på hvad du vil sige og komme til det punkt.
  2. Brug den aktive stemme og undgå passiv. Dette gælder for al korrespondance, missiver og anden skriftlig tekst. Du vil have din prosa til at slå, og du vil komme ud med kyndige og ansvarlige.
  3. Brug korrekt stavning, grammatik og tegnsætning. Igen er det noget, du skal holde øje med hele tiden; Dette ser imidlertid ud til at være et større problem i e-mails end i skriftlige breve osv. Langs de samme linjer...
  4. Læs dine e-mails, før du sender dem. Fejlfinding, grammatiske fejl og andre fejlmeddelelser i meddelelsen gør dig til at se uprofessionel og skødesløs. En ekstra fem minutters gennemlæsning kan gøre vidundere til din overordnede myndighed.
  5. Besvar alle spørgsmål og foregiv yderligere spørgsmål. Størstedelen af ​​e-mails, der sendes hver dag, forårsager forsinkelser i produktiviteten, så meget som de forbedrer det. Nip overdreven emailing i bud og foregribe dine kunders behov mv med informative og hjælpsomme missiver.
  6. Svar hurtigt. E-mailens lethed og hastighed betyder, at medarbejdere aldrig skal vente for længe efter et svar.
  7. Brug et meningsfuldt emne. Ikke alene giver et klart og stemningsfuldt emne klarhed til læsernes forståelse, men det vil gøre det lettere for dig, afsenderen, at finde en bestemt e-mail igen, hvis det er nødvendigt.
  8. Brug skabeloner til ofte brugte svar. Hvis du finder svar på de samme spørgsmål igen og igen - din kontorplacering, nyhedsbrevanmodninger mv. - det er gavnligt at have et skabelon svar, som du hurtigt og smertefrit kan e-maile ud efter behov.
  9. CYA. Undgå at vedhæfte unødvendige filer. Kopier ikke en besked eller vedhæftet fil uden tilladelse, og brug ikke e-mail for at diskutere fortrolige oplysninger. Disse ting taler alle sammen med den manglende sikkerhed, der kan være problematisk med e-mails. Vær forsigtig.
  10. Send eller videresend ikke e-mails, der indeholder svigelige, ærekrænkende, stødende, racistiske eller uanstændige bemærkninger. Sådanne e-mails, selvom af en humoristisk karakter og selvom du ikke er den oprindelige forfatter, kan fortolkes som chikane og bør afvises. Se ovenfor.
  11. Undgå at bruge URGENT og VIGTIGT. Brug ikke overvalget for høj prioritet, da denne funktion skal gemmes for de ting, der virkelig er. Vær ikke kollegaen, der græd ulv.
  12. Overstyr ikke Svar til alle. Vær specifik i dine svar. Dette gælder også til hvem du e-mailer. Selv om en email kan være blevet sendt til hele dit hold, hvis dit svar kun gælder for din manager, er han / hun den eneste der skal se den.
  13. Brug cc: felt sparsomt. Se ovenfor.
  14. Pas på forkortelser og humørikoner. Dette går tilbage til informaliteten af ​​e-mails, der får dig i fare. Selvom disse ting kan være passende med venner og endda venlige kolleger, er de bare ikke hensigtsmæssige, når de beskæftiger sig med ledere, kunder osv.

Med e-mail lige så omfattende som det - erstatter i mange tilfælde "snail mail", telefonopkald og interne møder - behovet for klarhed, konsistens og kontrol bliver afgørende. De meget karakteristika, der gør e-mail til et nyttigt og uundværligt værktøj - det vil sige dens bekvemmelighed og lethed - skaber trods alt de største problemer.

Især i et professionelt liv, er det afgørende at undgå faldgruber af e-mail, og der er mange. Der er en vis casualitet, der er blevet forbundet med emailing, og desværre kan denne uformelhed forstyrre vores arbejdsliv. Der er mange etiketguider og mange forskellige etiketteregler, men mange af disse kan være specifikke for din særlige virksomhedskultur.

Her er nogle regler for brug af e-mail, som jeg føler mig mest anvendelige for de fleste.

  1. Vær kortfattet. Undgå lange sætninger. Hverken klienter eller kolleger vil gerne læse lange e-mails. Tænk på hvad du vil sige og komme til det punkt.
  2. Brug den aktive stemme og undgå passiv. Dette gælder for al korrespondance, missiver og anden skriftlig tekst. Du vil have din prosa til at slå, og du vil komme ud med kyndige og ansvarlige.
  3. Brug korrekt stavning, grammatik og tegnsætning. Igen er det noget, du skal holde øje med hele tiden; Dette ser imidlertid ud til at være et større problem i e-mails end i skriftlige breve osv. Langs de samme linjer...
  4. Læs dine e-mails, før du sender dem. Fejlfinding, grammatiske fejl og andre fejlmeddelelser i meddelelsen gør dig til at se uprofessionel og skødesløs. En ekstra fem minutters gennemlæsning kan gøre vidundere til din overordnede myndighed.
  5. Besvar alle spørgsmål og foregiv yderligere spørgsmål. Størstedelen af ​​e-mails, der sendes hver dag, forårsager forsinkelser i produktiviteten, så meget som de forbedrer det. Nip overdreven emailing i bud og foregribe dine kunders behov mv med informative og hjælpsomme missiver.
  6. Svar hurtigt. E-mailens lethed og hastighed betyder, at medarbejdere aldrig skal vente for længe efter et svar.
  7. Brug et meningsfuldt emne. Ikke alene giver et klart og stemningsfuldt emne klarhed til læsernes forståelse, men det vil gøre det lettere for dig, afsenderen, at finde en bestemt e-mail igen, hvis det er nødvendigt.
  8. Brug skabeloner til ofte brugte svar. Hvis du finder svar på de samme spørgsmål igen og igen - din kontorplacering, nyhedsbrevanmodninger mv. - det er gavnligt at have et skabelon svar, som du hurtigt og smertefrit kan e-maile ud efter behov.
  9. CYA. Undgå at vedhæfte unødvendige filer. Kopier ikke en besked eller vedhæftet fil uden tilladelse, og brug ikke e-mail for at diskutere fortrolige oplysninger. Disse ting taler alle sammen med den manglende sikkerhed, der kan være problematisk med e-mails. Vær forsigtig.
  10. Send eller videresend ikke e-mails, der indeholder svigelige, ærekrænkende, stødende, racistiske eller uanstændige bemærkninger. Sådanne e-mails, selvom af en humoristisk karakter og selvom du ikke er den oprindelige forfatter, kan fortolkes som chikane og bør afvises. Se ovenfor.
  11. Undgå at bruge URGENT og VIGTIGT. Brug ikke overvalget for høj prioritet, da denne funktion skal gemmes for de ting, der virkelig er. Vær ikke kollegaen, der græd ulv.
  12. Overstyr ikke Svar til alle. Vær specifik i dine svar. Dette gælder også til hvem du e-mailer. Selv om en email kan være blevet sendt til hele dit hold, hvis dit svar kun gælder for din manager, er han / hun den eneste der skal se den.
  13. Brug cc: felt sparsomt. Se ovenfor.
  14. Pas på forkortelser og humørikoner. Dette går tilbage til informaliteten af ​​e-mails, der får dig i fare. Selvom disse ting kan være passende med venner og endda venlige kolleger, er de bare ikke hensigtsmæssige, når de beskæftiger sig med ledere, kunder osv.
Med e-mail lige så omfattende som det - erstatter i mange tilfælde "snail mail", telefonopkald og interne møder - behovet for klarhed, konsistens og kontrol bliver afgørende. De meget karakteristika, der gør e-mail til et nyttigt og uundværligt værktøj - det vil sige dens bekvemmelighed og lethed - skaber trods alt de største problemer.

Især i et professionelt liv, er det afgørende at undgå faldgruber af e-mail, og der er mange. Der er en vis casualitet, der er blevet forbundet med emailing, og desværre kan denne uformelhed forstyrre vores arbejdsliv. Der er mange etiketguider og mange forskellige etiketteregler, men mange af disse kan være specifikke for din særlige virksomhedskultur.

Her er nogle regler for brug af e-mail, som jeg føler mig mest anvendelige for de fleste.

  1. Vær kortfattet. Undgå lange sætninger. Hverken klienter eller kolleger vil gerne læse lange e-mails. Tænk på hvad du vil sige og komme til det punkt.
  2. Brug den aktive stemme og undgå passiv. Dette gælder for al korrespondance, missiver og anden skriftlig tekst. Du vil have din prosa til at slå, og du vil komme ud med kyndige og ansvarlige.
  3. Brug korrekt stavning, grammatik og tegnsætning. Igen er det noget, du skal holde øje med hele tiden; Dette ser imidlertid ud til at være et større problem i e-mails end i skriftlige breve osv. Langs de samme linjer...
  4. Læs dine e-mails, før du sender dem. Fejlfinding, grammatiske fejl og andre fejlmeddelelser i meddelelsen gør dig til at se uprofessionel og skødesløs. En ekstra fem minutters gennemlæsning kan gøre vidundere til din overordnede myndighed.
  5. Besvar alle spørgsmål og foregiv yderligere spørgsmål. Størstedelen af ​​e-mails, der sendes hver dag, forårsager forsinkelser i produktiviteten, så meget som de forbedrer det. Nip overdreven emailing i bud og foregribe dine kunders behov mv med informative og hjælpsomme missiver.
  6. Svar hurtigt. E-mailens lethed og hastighed betyder, at medarbejdere aldrig skal vente for længe efter et svar.
  7. Brug et meningsfuldt emne. Ikke alene giver et klart og stemningsfuldt emne klarhed til læsernes forståelse, men det vil gøre det lettere for dig, afsenderen, at finde en bestemt e-mail igen, hvis det er nødvendigt.
  8. Brug skabeloner til ofte brugte svar. Hvis du finder svar på de samme spørgsmål igen og igen - din kontorplacering, nyhedsbrevanmodninger mv. - det er gavnligt at have et skabelon svar, som du hurtigt og smertefrit kan e-maile ud efter behov.
  9. CYA. Undgå at vedhæfte unødvendige filer. Kopier ikke en besked eller vedhæftet fil uden tilladelse, og brug ikke e-mail for at diskutere fortrolige oplysninger. Disse ting taler alle sammen med den manglende sikkerhed, der kan være problematisk med e-mails. Vær forsigtig.
  10. Send eller videresend ikke e-mails, der indeholder svigelige, ærekrænkende, stødende, racistiske eller uanstændige bemærkninger. Sådanne e-mails, selvom af en humoristisk karakter og selvom du ikke er den oprindelige forfatter, kan fortolkes som chikane og bør afvises. Se ovenfor.
  11. Undgå at bruge URGENT og VIGTIGT. Brug ikke overvalget for høj prioritet, da denne funktion skal gemmes for de ting, der virkelig er. Vær ikke kollegaen, der græd ulv.
  12. Overstyr ikke Svar til alle. Vær specifik i dine svar. Dette gælder også til hvem du e-mailer. Selv om en email kan være blevet sendt til hele dit hold, hvis dit svar kun gælder for din manager, er han / hun den eneste der skal se den.
  13. Brug cc: felt sparsomt. Se ovenfor.
  14. Pas på forkortelser og humørikoner. Dette går tilbage til informaliteten af ​​e-mails, der får dig i fare. Selvom disse ting kan være passende med venner og endda venlige kolleger, er de bare ikke hensigtsmæssige, når de beskæftiger sig med ledere, kunder osv.

Video: Email Writing - Beginners to Experts [Email Etiquette]


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com