Vigtigste elementer i e-mail og IM-arkivering

{h1}

Du ved aldrig, hvornår en besked kan være afgørende for din virksomhed, så gem dem sikkert.

Virksomheder af alle størrelser bruger e-mail og instant messaging (IM) til kritisk kommunikation, men mange overvejer vigtigheden af ​​at arkivere elektroniske dokumenter. Faktisk viser nyere undersøgelser, at mindre end halvdelen af ​​alle virksomheder holder "e-records", på trods af lovkrav og juridiske bekymringer.

Arkivering anses ofte som en byrde, som store virksomheder skal bære, men sandheden er, at mange mindre virksomheder kan have gavn af at holde fast i deres elektroniske kommunikationer.

Data retention regler i sundhedspleje, finansielle tjenesteydelser og andre industrier påvirker virksomheder uanset deres størrelse. Så er der mere fejende regler, såsom Sarbanes-Oxley Act, som kræver, at offentlige virksomheder gemmer en kopi af hver e-mail, der sendes i en vis periode.

For en lille virksomhed, der er i stand til at producere e-mails eller onlinebeskeder, der dokumenterer, hvordan virksomheden reagerede på en forbruger eller forhandlede en forretningsaftale, kunne spare tusindvis af dollars i en retssag.

Arkivering er en systematisk måde at gemme og beskytte elektronisk kommunikation på uforanderlige medier. Det adskiller sig fra dine regelmæssige e-mail-sikkerhedskopier, fordi firmaet fastsætter politikker for hvem der skal arkiveres, hvor længe kommunikationer skal gemmes, og hvordan de bliver gemt i stedet for at overlade det til hver medarbejder til at styre sine egne arkiver.

Alle gemte meddelelser forvaltes af et e-mail- og IM-arkiveringssystem og gemmes på et sikkert sted. I modsætning til sikkerhedskopier er et arkiv søgbart, hvilket gør det muligt at hente meddelelser om få minutter.

Fra et ledelses synspunkt er det muligt at søge e-poster på tværs af hele firmaet, så meddelelsen henter en brise. Sig, du ledte efter en kopi af en kundekontrakt, der manglede. Odds er, at kontrakten gemmes i en e-mail sendt til den pågældende kunde.

Der er også tekniske fordele, især for mindre virksomheder, der har begrænset lagerplads. Arkiveringssystemer gemmer alle dine e-poster på en dedikeret og sikker placering, hvor du frigiver plads på din almindelige intern server og hjælper dig med at undgå serverens afmatning, som kan komme med regelmæssige e-mail-sikkerhedskopier.

En anden tilføjelse er evnen til at give fjernarbejdere adgang til al deres e-mail via en webbrowser.

Som du kan gætte, er der et væld af arkiveringssystemer på markedet, herunder selvstændige og hostede produkter, der er nemmere for mindre virksomheder at administrere.

En af de mere populære selvstændige løsninger er arkiveringsapparater, fordi de er overkommelige og nemme at bruge. De fleste apparater sikkerhedskopierer og gemmer både e-mail og IM-kommunikation og leveres med et sæt styringsværktøjer, der gør processen næsten smertefri.

Hostede webarkiveringstjenester er en anden populær løsning for små virksomheder, fordi de ikke kræver yderligere hardware eller software. Tjenesten gemmer en kopi af al elektronisk kommunikation og er tilgængelig via en webbrowser.

Hosted services tillader virksomheder at undgå hovedpine i at opgradere hardware eller bekymre sig om, hvor meget lagerplads de har forladt på et apparat. De fleste serviceafgifter pr. Bruger, pr. År og ikke af mængden af ​​data, der lagres.

Mens nogle større virksomheder stadig foretrækker at være vært for deres elektroniske journaler internt til sikkerhed og kontrol, kræver dette betydeligt lagerplads og et it-team. Der er dog en anden mulighed, der vokser i popularitet. Det er en hybrid tilgang, hvorved postkasser administreres af det interne it-team, men den faktiske arkivering udføres af en hostet tjeneste. Dette giver de dobbelte fordele ved datakontrol og reducerede hardwareomkostninger.

Uanset hvilken løsning du vælger, skal du bare huske, at dine e-poster er lige så vigtige som dine traditionelle papirarkiver, og det er værd at de omkostninger og overvejelser, du lægger på at beskytte dem.


Scarlet Pruitt er freelance skribent og forretningskonsulent med base i San Francisco. Hun har dækket forretning og teknologi til publikationer i USA, Europa og Latinamerika.

Virksomheder af alle størrelser bruger e-mail og instant messaging (IM) til kritisk kommunikation, men mange overvejer vigtigheden af ​​at arkivere elektroniske dokumenter. Faktisk viser nyere undersøgelser, at mindre end halvdelen af ​​alle virksomheder holder "e-records", på trods af lovkrav og juridiske bekymringer.

Arkivering anses ofte som en byrde, som store virksomheder skal bære, men sandheden er, at mange mindre virksomheder kan have gavn af at holde fast i deres elektroniske kommunikationer.

Data retention regler i sundhedspleje, finansielle tjenesteydelser og andre industrier påvirker virksomheder uanset deres størrelse. Så er der mere fejende regler, såsom Sarbanes-Oxley Act, som kræver, at offentlige virksomheder gemmer en kopi af hver e-mail, der sendes i en vis periode.

For en lille virksomhed, der er i stand til at producere e-mails eller onlinebeskeder, der dokumenterer, hvordan virksomheden reagerede på en forbruger eller forhandlede en forretningsaftale, kunne spare tusindvis af dollars i en retssag.

Arkivering er en systematisk måde at gemme og beskytte elektronisk kommunikation på uforanderlige medier. Det adskiller sig fra dine regelmæssige e-mail-sikkerhedskopier, fordi firmaet fastsætter politikker for hvem der skal arkiveres, hvor længe kommunikationer skal gemmes, og hvordan de bliver gemt i stedet for at overlade det til hver medarbejder til at styre sine egne arkiver.

Alle gemte meddelelser forvaltes af et e-mail- og IM-arkiveringssystem og gemmes på et sikkert sted. I modsætning til sikkerhedskopier er et arkiv søgbart, hvilket gør det muligt at hente meddelelser om få minutter.

Fra et ledelses synspunkt er det muligt at søge e-poster på tværs af hele firmaet, så meddelelsen henter en brise. Sig, du ledte efter en kopi af en kundekontrakt, der manglede. Odds er, at kontrakten gemmes i en e-mail sendt til den pågældende kunde.

Der er også tekniske fordele, især for mindre virksomheder, der har begrænset lagerplads. Arkiveringssystemer gemmer alle dine e-poster på en dedikeret og sikker placering, hvor du frigiver plads på din almindelige intern server og hjælper dig med at undgå serverens afmatning, som kan komme med regelmæssige e-mail-sikkerhedskopier.

En anden tilføjelse er evnen til at give fjernarbejdere adgang til al deres e-mail via en webbrowser.

Som du kan gætte, er der et væld af arkiveringssystemer på markedet, herunder selvstændige og hostede produkter, der er nemmere for mindre virksomheder at administrere.

En af de mere populære selvstændige løsninger er arkiveringsapparater, fordi de er overkommelige og nemme at bruge. De fleste apparater sikkerhedskopierer og gemmer både e-mail og IM-kommunikation og leveres med et sæt styringsværktøjer, der gør processen næsten smertefri.

Hostede webarkiveringstjenester er en anden populær løsning for små virksomheder, fordi de ikke kræver yderligere hardware eller software. Tjenesten gemmer en kopi af al elektronisk kommunikation og er tilgængelig via en webbrowser.

Hosted services tillader virksomheder at undgå hovedpine i at opgradere hardware eller bekymre sig om, hvor meget lagerplads de har forladt på et apparat. De fleste serviceafgifter pr. Bruger, pr. År og ikke af mængden af ​​data, der lagres.

Mens nogle større virksomheder stadig foretrækker at være vært for deres elektroniske journaler internt til sikkerhed og kontrol, kræver dette betydeligt lagerplads og et it-team. Der er dog en anden mulighed, der vokser i popularitet. Det er en hybrid tilgang, hvorved postkasser administreres af det interne it-team, men den faktiske arkivering udføres af en hostet tjeneste. Dette giver de dobbelte fordele ved datakontrol og reducerede hardwareomkostninger.

Uanset hvilken løsning du vælger, skal du bare huske, at dine e-poster er lige så vigtige som dine traditionelle papirarkiver, og det er værd at de omkostninger og overvejelser, du lægger på at beskytte dem.


Scarlet Pruitt er freelance skribent og forretningskonsulent med base i San Francisco. Hun har dækket forretning og teknologi til publikationer i USA, Europa og Latinamerika.


Video: 5 Useful Trello Power ups with Scott Friesen | Simpletivity


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com