Få ud af dine tilbageførsler

{h1}

Ideelt set vil handlende og forhandlere arbejde sammen, så begge parter forstår betingelserne og reducerer behovet for tilbageførsler.

I en perfekt verden vil vareleverancer aldrig komme sent, være mislabeled eller indeholde det forkerte produkt eller antal. Men vores er ikke en perfekt verden. Så for at beskytte deres interesser og holde indgående lager snafus til et minimum, opkræver købmænd tilbageførsler eller bøder mod deres leverandører for ikke at overholde aftalte krav.

Credit Research Foundation, en Columbia, MD-baseret organisation, der udfører forskning inden for kommerciel kredit- og samlingsstyring, har for nylig gennemført en kundeafdragsundersøgelse, som 424 leverandørvirksomheder reagerede på. Ifølge disse virksomheder er de fem bedste compliance-relaterede tilbageførsler

  1. fragt- og ruteflyvningsproblemer, f.eks. ukorrekt transportør, ukorrekt fragt til sted og flere forsendelser på samme dag.
  2. tidlige eller sene leverancer.
  3. skjulte mangler.
  4. fejl i forvejen forsendelsesmeddelelse (ASN) eller elektronisk dataudveksling (EDI).
  5. billetsalg og mærkningsproblemer.

De fleste af disse tilbageførsler er helt kontrollerbare af sælgeren, "bemærker Jessica Butler, chef for Ridgewood, NJ-baserede fradragsadministrationskonsulent Attain Consulting Group, der arbejdede med Credit Research Foundation på undersøgelsen. "Hvis leverandører blot læser detailhandbøgerne og indtaster de rigtige oplysninger i deres systemer, kan de betydeligt reducere tilbageførsler."

Men det er ikke en envejsgade. Ideelt set vil handlende og forhandlere arbejde sammen, så begge parter forstår betingelserne og reducerer behovet for tilbageførsler. Faktisk er et problem, der hviler hos klienterne, at ikke alle flerkanalshandlere har et formelt tilbageførselsprogram på plads.

"Detailhandlen er meget mere aggressiv i dette område end katalogindustrien generelt", siger Curt Barry, formand for F. Curtis Barry & Co., et Richmond-baseret VA-konsulentfirma med speciale i operationer. "Faktisk kom mange af disse koncept for tilbageførsler ud af store detailhandlere, som Dillard's, Federated, May Co., Wal-Mart, Kohl og Target," siger han. "Katalogindustrien har været langsom til at omfavne dette. De absorberer disse omkostninger, som de ikke bør. "

Ingen fejl at kommunikere

Hver flerkanals købmand har sit eget system og særlige krav til overholdelse, hvilket gør det udfordrende for leverandører at holde styr på de utallige krav. Programmet selv skal være retfærdigt og afbalanceret. I nogle store detailorganisationer siger Barry, "de laver tilbageførsler et profitcenter og kigger efter enhver lejlighed, de kan til at opkræve."

Attain's Butler mener, at få detailhandlere er ude af at bedrage sælgerne via tilbageførsler. "Hvis der er situationer, hvor sælgeren bliver debiteret for ting, der ikke er gyldige, kan det bare være en ærlig fejl hos forhandleren," siger hun.

Men lad ikke frygt for at blive anklaget for svigagtig praksis forhindre dig i at forvente, at leverandører betaler for, hvad det koster at løse deres fejl, siger Barry. "Ellers ender du med at absorbere omkostninger i dine egne organisationer. Du kan ikke skabe et win-win-forhold ved at absorbere andres ansvar. "

Hvis du ikke er sikker på, hvad der udgør rimelige forventninger, kan industriorganisationer som leverandøroverensstemmelsesforbundet (VCF) og National Retail Federation hjælpe dig med at gennemføre et compliance- og tilbageførselsprogram. VCF har for eksempel oprettet en retningslinje for at strukturere leverandøroverensstemmelsesmanualer på en ensartet måde.

Faktisk bør du holde dit tilbageførselsprogram konsistent og simpelt, være et andet af dine vigtigste mål. På samme tid vil du uden tvivl finde det nødvendigt at opdatere dine routingsguider og compliance manualer ofte. Når du gør det, skal du gøre sælger opmærksom på ændringerne og opdateringerne. Til dette formål har VCF sammensat et compliance clearinghouse, der følger ændringer i routing og leverandørguider. (Se "En visning af leverandøroverensstemmelsesforbundet" i slutningen af ​​dette dokument.)

En trykt compliance manual er afgørende, men det behøver ikke at være den eneste måde, du kommunikerer dine krav til leverandører. "Ud over at levere routingmanualer til leverandører," siger Jose Li, detailhandler og e-handelsbranchenavn for Memphis-baserede pakkeleverandør FedEx, "at nogle detailhandlere også sender deres routingkrav på deres websites, så du er nødt til at holde op med ændringerne ved at gå til deres hjemmesider. "

Købmænd kan også give mere detaljerede oplysninger under kvartalsoversigten, som mange af dem planlægger med leverandører for at diskutere præstationer. "Nogle af disse diskussioner kan dreje sig om routing-guide compliance," siger Li. "Det er fornuftigt [for sælgerne] at være opmærksom på disse oplysninger."

Udover at sikre, at dine leverandører ved, hvad du forventer af dem, skal du formidle oplysningerne til alle i din organisation, der er involveret i aktiviteter, der har indflydelse på overholdelse, og sørger for, at alle opdateringer sendes videre til dem.

Minding virksomhederne

Hvis du er en forretningsmand, der handler som sælger til forhandlere, behøver du ikke kun at lære om de ændringer, der er indført af dine kunder, men du skal også integrere ændringerne i dine egne systemer.

"Det kan være svært at overholde alt, fordi hver forhandler har sine egne krav, og disse krav ændres ofte," siger Barry. "Som sådan har leverandører brug for rigtig gode systemer til at holde styr på alt."

Det kan nødvendiggøre, at du investerer i ekstra teknologi til at gemme og hente complianceoplysninger fra klientens routingguides. "I disse dage kan du ikke arbejde med en flok klæbende noter tapet på væggene," advarer Mark Taylor, administrerende direktør for Taylor Systems Engineering Corp., en Plymouth, MI-baseret konsulentvirksomhed. "Du skal opbygge routing-guide information fra alle dine kunder til dit computeriserede fragtsystem."

Derudover siger Taylor, når du tilmelder dig en ny kunde eller når kravene ændres, skal en person i din virksomhed være ansvarlig for at indtaste de nye data i forsendelsessystemet.

"Nogen" er meget vigtig, siger Larry Willett, formand for California Distribution, en Santa Fe Springs, CA-baseret tredjeparts logistikudbyder: "En af de vigtigste nøgler til succes med at reducere tilbageførsler er at udpege nogen i din virksomhed at være ansvarlig for leverandørens overholdelse. "Dette kan ske på heltid eller deltid, afhængigt af størrelsen på din virksomhed og antallet af klienter, du har. Som det er tilfældet blandt handlende, som leverandør skal du formidle kundernes krav til dine medarbejdere, så de ved, hvad der forventes af dem. "Så skal der følges op for at sikre, at alt bliver gjort korrekt," tilføjer Willett. "Dette er især vigtigt, hvis du bruger mange temps på bestemte tidspunkter af måneden eller året."

På forhandler side kan de fleste katalogister arrangere en person - typisk en person i den afgiftspligtige afdeling - for at overvåge leverandørens overholdelse og administrere tilbageførsler på deltid, siger Barry. Store detailhandlere kan have brug for mere end en person til at håndtere tilbageførsler, tilføjer han.

William Atkinson, en freelance skribent baseret i Carterville, IL, har skrevet for Apparel og Risk Management magasiner, blandt andre publikationer.

Når sælgerne kæmper tilbage

Købmænd kan være fokuseret på at forsøge at få hvert cent, de kan i tilbageførsler til leverandører. Samtidig vil leverandørerne sikre sig, at alle tilbageførsler er levedygtige og undgå at betale for, hvad der ikke er deres fejl.

Hvordan vurderer forhandlere tilbageførsler? Jessica Butler, chef for Attain Consulting Group, starter ved at identificere en leverandørklients største tilbageførsler. Derefter hjælper hun sælgeren med at oprette eller forbedre et internt kommunikationssystem for at sikre, at alle, der har brug for at kende detailhandlernes krav, kender dem, og at alle involverede parter arbejder sammen for at sikre, at kravene overholdes.

Butler ser også efter tilbageførsler, der synes at være leverandørens fejl og hjælper sælgeren med at løse disse. Så opfordrer hun sælgeren til at kontakte forhandleren for at rapportere om de nyligt foretagne forbedringer og bede om nogle af de penge tilbage, som detailhandleren havde opkrævet som tilbageførsler for disse fejl.

"Hvis du indrømmer, at du havde taget fejl, og så understreger, at du har løst problemet, kan detailhandlere være villige til at returnere nogle af tilbageførselsafgifterne," forklarer Butler. I et tilfælde kunne hun hjælpe en sælger med at reducere tilbageførsler 77% ved at anvende nogle grundlæggende rapporteringsstruktur og disciplin til overholdelsen af ​​sine bestræbelser.-WA

En visning af leverandøroverensstemmelsesforbundet

Det kræver virksomheder, der sælger til kædeforhandlere, for at blive involveret i VCF, en New York-baseret organisation sammensat af producenter og distributører, der sælger til detailhandlere såvel som forhandlerne selv. "Den mest almindelige årsag til tilbageførsler er en situation, hvor forhandleren og sælgeren er ude af synkronisering", siger VCF-grundlæggeren Kim Zablocky. "Vores mål er at synkronisere alle kontaktpunkterne undervejs i salgscyklussen."

Da Zablocky var præsident for New York Credit & Financial Management Association, hørte han ofte historier fra forbrugerproduktfirmaer om, at detailhandlere "vælger deres lommer" med fradrag. Som svar herpå undersøgte Zablocky de top 100 forbrugerproduktvirksomheder og fandt, at 87% -94% af fradragene var tilladte.

"Jeg indså, at forhandlere ikke plukkede deres lommer, men at de kunne udnytte sælgerne på grund af deres manglende evne til at udfylde og sende ordrer ordentligt," siger han. "Du skal gøre hvad dine kunder beder dig om at gøre. Det, jeg fandt, var meget manglende kommunikation i sælgerorganisationerne i salg, ordreudførelse, forsendelse og afvikling. "

Med det for øje hjalp Zablocky med at skabe VCF for syv år siden for at hjælpe leverandører med at forbedre deres ordreopfyldelse. En af sine første aktiviteter var at skabe bedste praksis for forhandlerne, forhandleren af ​​detailhandleren. "Når detailhandlerne indså, at vi forkynde deres evangelium, begyndte de at deltage med os," tilføjer han. I dag har VCF omkring 500 leverandører og 43 detailmedlemmer. Det har også alliancer med American Apparel and Footwear Association, International Housewares Association, og fodtøjsforhandlere og detailhandlere af Amerika.

VCF har en række initiativer til rådighed for at hjælpe sælgerne og detailhandlerne sammen om at reducere tilbageførsler. For eksempel oprettede det i 2003 Compliance Council. En af kroppens første handlinger var at skabe en retningslinje for at strukturere leverandøroverensstemmelsesmanualer på en ensartet måde. Det oprettede også Retail A / P Directors Council i 2006 for at undervise leverandører hvordan man håndterer pengeoverførselsråd om betalinger fra detailhandlere.

"Da vi startede, indså vi, at en af ​​sælgerens største problemer var at forvalte ændringer," siger Zablocky. "Routing og sælger guider kan ændre sig konstant." Det plejede at være standard praksis for detailhandlere at udskrive guider og give dem til leverandører. Med fremkomsten af ​​internettet begyndte flere detailhandlere at sætte deres guider online, men sælgerne er ofte for travle til at downloade al informationen og kontrollere for ændringer.

Som svar har VCF oprettet et compliance clearinghouse, der sporer ændringer i routing og sælger guider af 155 store detailhandlere. Systemet informerer alle i leverandørorganisationen, som har brug for at vide: logistikchefen, it-lederen, kundeservicechefen, driftslederen, økonomichefen. "Når der er en ændring, kommunikerer vi det til sælgerne inden for 12 timer," siger Zablocky.

VCF oprettede også en database med overensstemmelsesproblemer og medlemmernes teknikker til at adressere dem. På sine konferencer opretter VCF møder, hvor hver leverandør kan mødes med sine 10 største kunder en på en. Faktisk gennemfører Føderationen i øjeblikket en undersøgelse af, hvad der udgør "den perfekte orden". - WA


Video:


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com