Holder tætte faner på din småkasse

{h1}

Den uformelle karakter af små penge gør det til et fristende mål for intern tyveri, så det er vigtigt at etablere et formelt regnskabssystem for at spore det.

De fleste små virksomheder holder en uformel stash af små penge til rådighed for medarbejderne til at bruge til små, tilfældige udgifter, som frimærker, kontorartikler, dagligvarer og personalepakker. Men bare fordi småkasserudtag er forholdsvis små betyder det ikke, at du kan ignorere dem.

Faktisk gør den uformelle karakter af små penge det et fristende mål for tyveri af mindre end ærlig personale. Derfor er det vigtigt at etablere et formelt regnskabssystem for at spore det.

Pas på de klæbende fingre

Penge tyveri starter ofte med en medarbejder "låne" et par dollars for at købe frokost med det formål at betale det tilbage. Men hvis medarbejderen ser, at der ikke er noget system til sporing af penge, der strømmer ind og ud af små penge, kan de måske tænke: "Hvorfor gider det at betale det tilbage?" Medarbejderen kan så se det som en åben invitation til at fortsætte med at tage et par dollars her og der eller, værre endnu, se efter andre måder at dæmpe flere penge fra virksomheden.

Det første skridt er at stramme tøjlerne på hvem der har adgang til små penge. Giv en betroet medarbejder (ideelt set din personale bogholder eller revisor) ansvar for at udbetale og styre pengene. Derefter oprette et simpelt regnskabssystem for denne medarbejder til at bruge til at spore småkapitalindstrømning og udstrømning.

Først skal medarbejderen overvåge småpengeloggen, hvor mange penge der oprindeligt lægges i stash. Når medarbejderne anmoder om udbetalinger, bør de forklare detaljeret, hvad pengene er til og derefter skifte kvittering sammen med eventuelle ændringer, når købet er foretaget. Den medarbejder med ansvar for små penge skal logge købsoplysningerne i en storbog, afstemme forskellen og placere kvitteringen på et sikkert sted.

Denne proces bør fortsætte, indtil småbehandlingsmidlerne er udtømt. På dette tidspunkt skal du blot tilføje alle kvitteringerne og sammenligne summen med det beløb, der oprindeligt blev anbragt i småkassen stash; beløbene skal være de samme. Hvis de er, så start processen med et nyt depositum. Hvis de ikke er det, er det tid til at undersøge, hvorfor der er en uoverensstemmelse.

Sørg også for at du eller en anden direktør på højt niveau underskriver din likviditetsadministratorens afstemning, inden du laver et nyt depositum. Du bør aldrig have en medarbejder, der udelukkende har ansvaret for eventuelle finansielle midler eller optegnelser; kræver altid en backup eller et andet par øjne for at verificere.

Kontanter eller kredit

Det er normalt klogt at holde så små små penge som muligt. Dette beløb vil variere afhængigt af virksomhedens størrelse, antal medarbejdere og hvordan du bruger små penge, men du kan få en god ide ved at bestemme det samlede beløb for kontantudgifter i løbet af de foregående tre til seks måneder og gøre dette til dit første depositum. Opret også en liste over specifikke ting, som små penge midler skal bruges til og distribuere dette til alle medarbejdere, så de har en bedre ide om, hvornår de bør og ikke bør bruge små penge.

Endelig overveje at eliminere småkasser i det hele taget og udstedelse af medarbejderes virksomhedskreditkort eller betalingskort i stedet. Dette kan give dig mere kontrol over medarbejderudgifter, fordi du kan bestemme, hvilke medarbejdere der vil modtage kort (og dermed virksomhedsudgifter), fastsætte udgiftsgrænser for hver medarbejder og modtage detaljeret rapportering om alle køb.

Der kan være omkostninger forbundet med etablering af et kreditkort eller en kreditkortkonto, og hvis småkøbskøb er forholdsvis små, kan de ikke retfærdiggøre disse omkostninger. I dette tilfælde kan du bedre være i stand til at holde fast i en traditionel småkasse stash ved hjælp af et simpelt regnskabssystem som det her beskrevne for at holde styr på midlerne.


Don Sadler er freelance skribent og redaktør med speciale i business og finans.

De fleste små virksomheder holder en uformel stash af små penge til rådighed for medarbejderne til at bruge til små, tilfældige udgifter, som frimærker, kontorartikler, dagligvarer og personalepakker. Men bare fordi småkasserudtag er forholdsvis små betyder det ikke, at du kan ignorere dem.

Faktisk gør den uformelle karakter af små penge det et fristende mål for tyveri af mindre end ærlig personale. Derfor er det vigtigt at etablere et formelt regnskabssystem for at spore det.

Pas på de klæbende fingre

Penge tyveri starter ofte med en medarbejder "låne" et par dollars for at købe frokost med det formål at betale det tilbage. Men hvis medarbejderen ser, at der ikke er noget system til sporing af penge, der strømmer ind og ud af små penge, kan de måske tænke: "Hvorfor gider det at betale det tilbage?" Medarbejderen kan så se det som en åben invitation til at fortsætte med at tage et par dollars her og der eller, værre endnu, se efter andre måder at dæmpe flere penge fra virksomheden.

Det første skridt er at stramme tøjlerne på hvem der har adgang til små penge. Giv en betroet medarbejder (ideelt set din personale bogholder eller revisor) ansvar for at udbetale og styre pengene. Derefter oprette et simpelt regnskabssystem for denne medarbejder til at bruge til at spore småkapitalindstrømning og udstrømning.

Først skal medarbejderen overvåge småpengeloggen, hvor mange penge der oprindeligt lægges i stash. Når medarbejderne anmoder om udbetalinger, bør de forklare detaljeret, hvad pengene er til og derefter skifte kvittering sammen med eventuelle ændringer, når købet er foretaget. Den medarbejder med ansvar for små penge skal logge købsoplysningerne i en storbog, afstemme forskellen og placere kvitteringen på et sikkert sted.

Denne proces bør fortsætte, indtil småbehandlingsmidlerne er udtømt. På dette tidspunkt skal du blot tilføje alle kvitteringerne og sammenligne summen med det beløb, der oprindeligt blev anbragt i småkassen stash; beløbene skal være de samme. Hvis de er, så start processen med et nyt depositum. Hvis de ikke er det, er det tid til at undersøge, hvorfor der er en uoverensstemmelse.

Sørg også for at du eller en anden direktør på højt niveau underskriver din likviditetsadministratorens afstemning, inden du laver et nyt depositum. Du bør aldrig have en medarbejder, der udelukkende har ansvaret for eventuelle finansielle midler eller optegnelser; kræver altid en backup eller et andet par øjne for at verificere.

Kontanter eller kredit

Det er normalt klogt at holde så små små penge som muligt. Dette beløb vil variere afhængigt af virksomhedens størrelse, antal medarbejdere og hvordan du bruger små penge, men du kan få en god ide ved at bestemme det samlede beløb for kontantudgifter i løbet af de foregående tre til seks måneder og gøre dette til dit første depositum. Opret også en liste over specifikke ting, som små penge midler skal bruges til og distribuere dette til alle medarbejdere, så de har en bedre ide om, hvornår de bør og ikke bør bruge små penge.

Endelig overveje at eliminere småkasser i det hele taget og udstedelse af medarbejderes virksomhedskreditkort eller betalingskort i stedet. Dette kan give dig mere kontrol over medarbejderudgifter, fordi du kan bestemme, hvilke medarbejdere der vil modtage kort (og dermed virksomhedsudgifter), fastsætte udgiftsgrænser for hver medarbejder og modtage detaljeret rapportering om alle køb.

Der kan være omkostninger forbundet med etablering af et kreditkort eller en kreditkortkonto, og hvis småkøbskøb er forholdsvis små, kan de ikke retfærdiggøre disse omkostninger. I dette tilfælde kan du bedre være i stand til at holde fast i en traditionel småkasse stash ved hjælp af et simpelt regnskabssystem som det her beskrevne for at holde styr på midlerne.


Don Sadler er freelance skribent og redaktør med speciale i business og finans.

De fleste små virksomheder holder en uformel stash af små penge til rådighed for medarbejderne til at bruge til små, tilfældige udgifter, som frimærker, kontorartikler, dagligvarer og personalepakker. Men bare fordi småkasserudtag er forholdsvis små betyder det ikke, at du kan ignorere dem.

Faktisk gør den uformelle karakter af små penge det et fristende mål for tyveri af mindre end ærlig personale. Derfor er det vigtigt at etablere et formelt regnskabssystem for at spore det.

Pas på de klæbende fingre

Penge tyveri starter ofte med en medarbejder "låne" et par dollars for at købe frokost med det formål at betale det tilbage. Men hvis medarbejderen ser, at der ikke er noget system til sporing af penge, der strømmer ind og ud af små penge, kan de måske tænke: "Hvorfor gider det at betale det tilbage?" Medarbejderen kan så se det som en åben invitation til at fortsætte med at tage et par dollars her og der eller, værre endnu, se efter andre måder at dæmpe flere penge fra virksomheden.

Det første skridt er at stramme tøjlerne på hvem der har adgang til små penge. Giv en betroet medarbejder (ideelt set din personale bogholder eller revisor) ansvar for at udbetale og styre pengene. Derefter oprette et simpelt regnskabssystem for denne medarbejder til at bruge til at spore småkapitalindstrømning og udstrømning.

Først skal medarbejderen overvåge småpengeloggen, hvor mange penge der oprindeligt lægges i stash. Når medarbejderne anmoder om udbetalinger, bør de forklare detaljeret, hvad pengene er til og derefter skifte kvittering sammen med eventuelle ændringer, når købet er foretaget. Den medarbejder med ansvar for små penge skal logge købsoplysningerne i en storbog, afstemme forskellen og placere kvitteringen på et sikkert sted.

Denne proces bør fortsætte, indtil småbehandlingsmidlerne er udtømt. På dette tidspunkt skal du blot tilføje alle kvitteringerne og sammenligne summen med det beløb, der oprindeligt blev anbragt i småkassen stash; beløbene skal være de samme. Hvis de er, så start processen med et nyt depositum. Hvis de ikke er det, er det tid til at undersøge, hvorfor der er en uoverensstemmelse.

Sørg også for at du eller en anden direktør på højt niveau underskriver din likviditetsadministratorens afstemning, inden du laver et nyt depositum. Du bør aldrig have en medarbejder, der udelukkende har ansvaret for eventuelle finansielle midler eller optegnelser; kræver altid en backup eller et andet par øjne for at verificere.

Kontanter eller kredit

Det er normalt klogt at holde så små små penge som muligt. Dette beløb vil variere afhængigt af virksomhedens størrelse, antal medarbejdere og hvordan du bruger små penge, men du kan få en god ide ved at bestemme det samlede beløb for kontantudgifter i løbet af de foregående tre til seks måneder og gøre dette til dit første depositum. Opret også en liste over specifikke ting, som små penge midler skal bruges til og distribuere dette til alle medarbejdere, så de har en bedre ide om, hvornår de bør og ikke bør bruge små penge.

Endelig overveje at eliminere småkasser i det hele taget og udstedelse af medarbejderes virksomhedskreditkort eller betalingskort i stedet. Dette kan give dig mere kontrol over medarbejderudgifter, fordi du kan bestemme, hvilke medarbejdere der vil modtage kort (og dermed virksomhedsudgifter), fastsætte udgiftsgrænser for hver medarbejder og modtage detaljeret rapportering om alle køb.

Der kan være omkostninger forbundet med etablering af et kreditkort eller en kreditkortkonto, og hvis småkøbskøb er forholdsvis små, kan de ikke retfærdiggøre disse omkostninger. I dette tilfælde kan du bedre være i stand til at holde fast i en traditionel småkasse stash ved hjælp af et simpelt regnskabssystem som det her beskrevne for at holde styr på midlerne.


Don Sadler er freelance skribent og redaktør med speciale i business og finans.


Video:


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com