Reader Spørgsmål: Filing System

{h1}

Har du nogle eksisterende artikler om design af et arkiveringssystem, der passer bedst til sin lille virksomhed?

Har du nogle eksisterende artikler om design af et arkiveringssystem, der passer bedst til sin lille virksomhed? (Min søgning viste ikke noget.) Nærmere bestemt vil jeg have råd til at arkivere gamle filer på en logisk måde, så at finde dem igen ville være intuitivt, snarere end at kræve en detaljeret logbog om hvor alt endte og hvorfor.

Åh, arkivering... den opgave, som ingen virkelig ønsker at gøre, herunder mig. Mundane som det kan synes, er det så vigtigt at have en organiseret og logisk måde at arkivere ellers vil du løbe ind i store problemer ned ad vejen.

Jeg går ind i kontorer hele tiden, hvor flere mennesker har haft en vis stilling, dvs. revisor. Hver person (for det meste uorganiseret) havde en anden måde at arkivere på. Ingen af ​​dem gav mig mening, hvilket resulterede i at søge efter dage for at finde et enkelt stykke papir.

Dette spørgsmål kan være lidt svært at svare afhængigt af den type virksomhed, du kører, og hvilke typer dokumenter der genereres. Flere og flere kantorer vender sig til et papirløst miljø, hvor alt bliver scannet og derefter sat på disk. Hvis du ikke er helt klar til denne type teknologi, er dette mit forslag.

For regnskabsarkiver skal du ikke oprette leverandører individuelt. Efter min opfattelse er dette et totalt spild af tidsmæssigt arkivering alfabetisk. Snarere filcheck for måned og køre et checkregister for at sætte oven på hver måned. Du kan altid gå ind i dit regnskabssystem og trække et register af sælger, hvis det er nødvendigt.

Visse filer arkiveres ved årets udgang som f.eks. Leverandørgæld, tilgodehavender og klientfiler. Andre filer som medarbejderdokumentation, administrative og bank- og forsikringsdokumenter forbliver åbne i årevis. Opsæt manila mapper med primære navne og sekundære navne, for eksempel Admin - Udskrivning, Admin - Port, Admin - Temp Service. Så ville du have Banking, Medarbejder, Skat, Forsikring osv. Er det fornuftigt? Det, vi forsøger at opnå her, er, at du ikke blander regnskabsoplysninger, som vil blive lukket ved årets udgang, med dagligdags forretningsinformation, som kan forblive åben i årevis.

Når du arkiverer dine regnskabs- og kundeoplysninger, og du ikke er papirløs, har jeg fundet, at det er lettere at tælle bokse (bankbokse, der er som skuffer for nem adgang), opret et Excel-regneark og list hvad der er i disse bokse.


Video: Answering your questions (English subtitles)


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com