Gem dit firma: Få bedre regnskabssoftware (del 3 af 4)

{h1}

Indhold leveret af vores sponsor

Under Texas oil boom fra 1980'erne arbejdede jeg med et firma for at hjælpe med at få sin økonomi i orden. Jeg gik ind i en finansiel nedsmeltning, og i løbet af mit arbejde afslørede jeg et stort antal ledelsesfejl - og endda nogle fulde bedrageri og forræderi - der ødelagde virksomheden. Denne tredje del i min serie undersøger en anden kritisk lektion, der kom gennem mit regnskabsarbejde med dette firma.

Problemet: Den høje pris for dårlig regnskabssoftware

Da jeg begyndte at undersøge virksomhedens økonomi, opdagede jeg straks manglerne i dets regnskabssoftware. Virksomheden brugte sin egen homegrown regnskabssoftware, ansat en it-medarbejder på to og lejede et IBM System 38 i et temperaturstyret miljø.

Men programmørerne forstod ikke olie- og gasregnskaber, og der var ikke tilstrækkelig forhåndsarbejde på applikationsdesign. Resultatet var et dyrt regnskabssystem, som forhindrede selskabets evne til at drive og styre sine aktiviteter.

Her er hvor dårlig problemet var. Den regnskabsfører, der var ansvarlig for produktionsindtægter, viste mig sine "management reports", som var enfodstykke tidsskrifter uden ordentlige kontroltotaler. Han meddelte mig, at mens nogle af brøndene producerede både olie og gas, havde IT-personalet fortalt ham, at de skulle skære adskilt royalty kontrol og producere separate rapporter for olie og gas salg.

Ændring af regnskabssystemer udgjorde en væsentlig risiko for direktørens jobsikkerhed. Virksomheden arbejdede sin vej ud af konkurs, og det ville være et dristigt skridt til at undersøge kreditorerne og en domstol, der blev udnævnt til domstolen. Derfor holdt jeg mig af med at foreslå en ændring, indtil jeg havde etableret min egen troværdighed med en oversigt over vellykkede ændringer på andre områder.

Løsningen: Mindre omkostninger og bedre rapportering med den rigtige regnskabssoftware

Jeg begyndte at søge efter kommerciel regnskabssoftware, der ville opfylde de specifikke krav fra en rørledningsgasamler og olie- og gasproducent. Gennem tidligere industriforbindelser fandt jeg en kommerciel software applikation forbedret fra en ansøgning, jeg tidligere havde implementeret af en virksomhed, hvis operationer var identiske med de af Grant Corp., virksomheden i problemer.

Softwaren blev bevist, supportpersonalet var velkendt i vores regnskabsmæssige behov, og de viste værdifulde softwarefunktioner ud over vores forventninger. Derudover løb softwaren på computerhardware, der ikke krævede et it-personale. Det kostede en brøkdel af prisen på det nuværende system, og vi ville stadig have adgang til brugerdefineret programmering.

Jeg forelagde min anbefaling til administrerende direktør, og direktionen rejste til Dallas for at bekræfte, at softwaren og supporten opfyldte deres behov, og at firmaet bag softwaren var solid. Vi talte med eksisterende applikationsbrugere og besluttede at fortsætte. Vi havde alle en stor rolle i beslutningen, fordi fejl ville være katastrofalt. Det var op til mig at sørge for, at det ikke skete.

Sådan ændres succesfuldt regnskabssystemer

  • Alle interessenter skal deltage i planlægningsprocessen. Dette maksimerer sandsynligheden for, at alle problemer behandles på forhånd, at alle forstår, hvordan processen vil fortsætte, og at der er en fælles forståelse for, hvordan processen efter konvertering vil fungere. Start ikke konverteringen, før du har en klar vision om processen og slutspillet.
  • Altid have en backup strategi. Planer om at køre parallelle systemer, hvis det er muligt, for at sikre, at uventede problemer ikke vil afbryde operationer. Hvis dette er helt umuligt, planlægge systemovergangen i starten af ​​en weekend for at maksimere den ikke-operationelle tid for at få det nye system til at fungere problemfrit.
  • Forvent softwareudbyderen at inkludere træning og support, herunder klare referencematerialer for at sikre, at systembrugere har løbende ressourcer til rådighed for korrekt brug af softwaren og hardwaren. Faktor træning af nye brugere i din analyse. Spørg andre applikationsbrugere om tilstrækkeligheden af ​​træning og support, før du træffer en købsbeslutning.
  • Hvis du er senior regnskabsfører, er det op til dig at være den mest kyndige bruger af softwaren. Det er op til dig at forstå, hvilke regnskabskontroller der er tilgængelige for dig, og hvor truslerne på pålidelige oplysninger eksisterer. Dit job er at styre ved undtagelse, sikre, at eksisterende regnskabskontroller gennemføres, og dyrlæge ledelsesrapporter før præsentation til ledelsen. Dette er især kritisk i den tidlige efterkonverteringsperiode, når brugerne lærer og mest sandsynligt laver fejl.

Konverteringen gik utroligt glat. Vi var i gang med software, der gjorde det muligt for os at reducere regnskabspersonalet yderligere, få meget tæt kontrol med vores finansielle oplysninger og opnå gode ledelsesrapporter. Vi gjorde alt dette og skåret vores overhead med mere end $ 20.000 pr. Måned.

Næste op: Løbende finansiel analyse, prædiktiv analyse og opdagelse af fordybelse og mord.

Under Texas oil boom fra 1980'erne arbejdede jeg med et firma for at hjælpe med at få sin økonomi i orden. Jeg gik ind i en finansiel nedsmeltning, og i løbet af mit arbejde afslørede jeg et stort antal ledelsesfejl - og endda nogle fulde bedrageri og forræderi - der ødelagde virksomheden. Denne tredje del i min serie undersøger en anden kritisk lektion, der kom gennem mit regnskabsarbejde med dette firma.

Problemet: Den høje pris for dårlig regnskabssoftware

Da jeg begyndte at undersøge virksomhedens økonomi, opdagede jeg straks manglerne i dets regnskabssoftware. Virksomheden brugte sin egen homegrown regnskabssoftware, ansat en it-medarbejder på to og lejede et IBM System 38 i et temperaturstyret miljø.

Men programmørerne forstod ikke olie- og gasregnskaber, og der var ikke tilstrækkelig forhåndsarbejde på applikationsdesign. Resultatet var et dyrt regnskabssystem, som forhindrede selskabets evne til at drive og styre sine aktiviteter.

Her er hvor dårlig problemet var. Den regnskabsfører, der var ansvarlig for produktionsindtægter, viste mig sine "management reports", som var enfodstykke tidsskrifter uden ordentlige kontroltotaler. Han meddelte mig, at mens nogle af brøndene producerede både olie og gas, havde IT-personalet fortalt ham, at de skulle skære adskilt royalty kontrol og producere separate rapporter for olie og gas salg.

Ændring af regnskabssystemer udgjorde en væsentlig risiko for direktørens jobsikkerhed. Virksomheden arbejdede sin vej ud af konkurs, og det ville være et dristigt skridt til at undersøge kreditorerne og en domstol, der blev udnævnt til domstolen. Derfor holdt jeg mig af med at foreslå en ændring, indtil jeg havde etableret min egen troværdighed med en oversigt over vellykkede ændringer på andre områder.

Løsningen: Mindre omkostninger og bedre rapportering med den rigtige regnskabssoftware

Jeg begyndte at søge efter kommerciel regnskabssoftware, der ville opfylde de specifikke krav fra en rørledningsgasamler og olie- og gasproducent. Gennem tidligere industriforbindelser fandt jeg en kommerciel software applikation forbedret fra en ansøgning, jeg tidligere havde implementeret af en virksomhed, hvis operationer var identiske med de af Grant Corp., virksomheden i problemer.

Softwaren blev bevist, supportpersonalet var velkendt i vores regnskabsmæssige behov, og de viste værdifulde softwarefunktioner ud over vores forventninger. Derudover løb softwaren på computerhardware, der ikke krævede et it-personale. Det kostede en brøkdel af prisen på det nuværende system, og vi ville stadig have adgang til brugerdefineret programmering.

Jeg forelagde min anbefaling til administrerende direktør, og direktionen rejste til Dallas for at bekræfte, at softwaren og supporten opfyldte deres behov, og at firmaet bag softwaren var solid. Vi talte med eksisterende applikationsbrugere og besluttede at fortsætte. Vi havde alle en stor rolle i beslutningen, fordi fejl ville være katastrofalt. Det var op til mig at sørge for, at det ikke skete.

Sådan ændres succesfuldt regnskabssystemer

  • Alle interessenter skal deltage i planlægningsprocessen. Dette maksimerer sandsynligheden for, at alle problemer behandles på forhånd, at alle forstår, hvordan processen vil fortsætte, og at der er en fælles forståelse for, hvordan processen efter konvertering vil fungere. Start ikke konverteringen, før du har en klar vision om processen og slutspillet.
  • Altid have en backup strategi. Planer om at køre parallelle systemer, hvis det er muligt, for at sikre, at uventede problemer ikke vil afbryde operationer. Hvis dette er helt umuligt, planlægge systemovergangen i starten af ​​en weekend for at maksimere den ikke-operationelle tid for at få det nye system til at fungere problemfrit.
  • Forvent softwareudbyderen at inkludere træning og support, herunder klare referencematerialer for at sikre, at systembrugere har løbende ressourcer til rådighed for korrekt brug af softwaren og hardwaren. Faktor træning af nye brugere i din analyse. Spørg andre applikationsbrugere om tilstrækkeligheden af ​​træning og support, før du træffer en købsbeslutning.
  • Hvis du er senior regnskabsfører, er det op til dig at være den mest kyndige bruger af softwaren. Det er op til dig at forstå, hvilke regnskabskontroller der er tilgængelige for dig, og hvor truslerne på pålidelige oplysninger eksisterer. Dit job er at styre ved undtagelse, sikre, at eksisterende regnskabskontroller gennemføres, og dyrlæge ledelsesrapporter før præsentation til ledelsen. Dette er især kritisk i den tidlige efterkonverteringsperiode, når brugerne lærer og mest sandsynligt laver fejl.

Konverteringen gik utroligt glat. Vi var i gang med software, der gjorde det muligt for os at reducere regnskabspersonalet yderligere, få meget tæt kontrol med vores finansielle oplysninger og opnå gode ledelsesrapporter. Vi gjorde alt dette og skåret vores overhead med mere end $ 20.000 pr. Måned.

Næste op: Løbende finansiel analyse, prædiktiv analyse og opdagelse af fordybelse og mord.


Video:


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com