Tips til dokumentation af medarbejderpræstation og -adfærd

{h1}

Forvaltning af mennesker er et af de mest tidskrævende og vanskelige aspekter af ethvert job. Uanset om du har en direkte rapport eller 20, er ansvaret stort og det er tid til at følge lydhåndteringspraksis i alt, hvad du gør som vejledende, udfordrende.

Forvaltning af mennesker er et af de mest tidskrævende og vanskelige aspekter af ethvert job. Uanset om du har en direkte rapport eller 20, er ansvaret stort og det er tid til at følge lydhåndteringspraksis i alt, hvad du gør som vejledende, udfordrende. Dokumentation af præstationer og adfærdsproblemer føles ofte som en af ​​de mest byrdefulde opgaver, og det er desværre det, der normalt bliver afskediget længst.

Hvor mange ledere tager faktisk tid, enten under et møde med en medarbejder eller umiddelbart efter, at skrive noter om samtalen og lægge det i hans eller hendes lederens fil? De fleste ledere vil sige, at de ikke dokumenterer alt, hvad de skal, og selvom de gør det, indrømmer de, at det måske ikke bliver gjort, før flere dage, uger eller måneder er gået, og det er tid til årlige anmeldelser. De anerkender også senere, hvis medarbejderens præstationer eller adfærd ikke er forbedret, at de noter, de skrev, ikke var en fuldstændig repræsentation af det, der rent faktisk blev diskuteret.

Hvis forholdet til en medarbejder forværres, og arbejdsgiveren skal træffe disciplinære foranstaltninger, kan manglen på relevant dokumentation gøre en stor forskel i resultatet. Bortset fra at følge virksomhedens gennemgangsproces er det nødvendigt at dokumentere forskellige samtaler med medarbejdere, fordi det kan påvirke den type disciplin, du administrerer, herunder om at opsige ansættelsen. Det er fordi, når du arbejder med personaleafdelingen for at diskutere problematikere, vil HR-medarbejderen gerne vide, hvad der allerede er sagt og gjort, da de hjælper dig med at planlægge præstationsstrategien. Uden passende dokumentation kan du få at vide, at den handling du føler er nødvendig for at tage, er uheldig.

Her er nogle tips til dokumentation, der vil gøre livet nemmere i det lange løb:

  • Dokumenter "performance and conduct" -samtaler den samme dag, hvor samtalen finder sted. Hvis det ikke er muligt at tage noter under samtalen, skal du tage lidt tid på slutningen af ​​dagen for at skrive den ned. Hvis du har udarbejdet notater før samtalen, vil de hjælpe dig, når du skriver ned, hvad der blev sagt og gjort. Hvis du venter dage, uger eller måneder for at skrive det ned, vil din hukommelse om detaljerne være falmet. Og hvis medarbejderen tager skridt mod dig eller firmaet i fremtiden, kan din skriftlige rekord og troværdighed blive tvivl om du ventede for lang tid til at registrere arrangementerne.
  • Al dokumentation af samtaler med medarbejdere skal indeholde datoen for samtalen, dit navn og titel samt medarbejderens navn og titel. Dette lyder indlysende, men det gøres sjældent på en konsistent basis. Når du eller medarbejderen skifter job i organisationen over tid, er det nogle gange svært senere at sætte oversigten over samtalen i kontekst eller i en tidslinje. Hvis medarbejderen oplever de samme eller lignende problemer i hele hans eller hendes beskæftigelse, kan medarbejderens næste manager (eller to eller tre) muligvis bruge din rekord af samtalen til at vurdere hvordan man skal håndtere medarbejderen, især hvis der er tale om en negativ beskæftigelsesaktion kommer til at finde sted.
  • Forkort ikke, redaktionaliser eller karakteriser i din skriftlige rekord. Skriv ned hvad du sagde og hvad medarbejderen sagde. For eksempel skriver han noget som "John forsøgte at gøre sine sædvanlige undskyldninger for hans præstationer" ikke fortælle læseren indholdet af de "sædvanlige undskyldninger" og viser ikke grundlaget for at være afskedigende af Johns grunde. Skriv ned præcis, hvad John sagde.
  • Indsæt altid "take away" fra mødet i dine noter. Angiv handlingsplanen, du fortalte medarbejderen, og vær klar over de forventninger, du har sat for medarbejderen til at følge.
  • Lav noter uanset om samtalen betragtes som en formel handling (dvs. mundtlig rådgivning mv.) Under din virksomheds disciplinepolitik. Sørg især for, at du laver notater af samtaler, selvom det indebærer et møde, hvor du præsenterede medarbejderen med et skriftligt disciplinært dokument eller en handlingsplan. Dokumentet, du gav medarbejderen, afspejler ikke hele samtalen om de diskuterede spørgsmål.
  • Hvis du skriver dine noter i et dokument på computeren, skal du ikke opretholde dem på et delt drev. Dit forhold til medarbejderen er mellem dig og medarbejderen.
  • Må ikke håndtere medarbejdere via e-mail! Det er fint at sende medarbejderen en e-mail-meddelelse, der bekræfter samtalen, men det erstatter ikke at have en en-til-en samtale og tage notater på den.
  • Følg din virksomheds politik med hensyn til hvilke dokumenter der skal medtages i den officielle personalepost, og som skal være i din leders fil. Når du dokumenterer samtaler med medarbejdere, skal du huske på, at andre uafhængige tredjeparter (f.eks. En jury eller sagsøgerens advokat) kan læse dokumenterne i fremtiden. Du skal repræsentere dig selv og firmaet i en professionel sag og være parat til at forsvare det, du skrev.
  • Send din lederes fil til den næste leder, hvis medarbejderen ændrer job i virksomheden, eller hvis du overlader din stilling til at overvåge medarbejderen.
  • Sørg for, at du ikke holder notater af samtaler med medarbejdere om private forhold, som f.eks. Medicinske problemer eller syg- eller familieorlov, med resten af ​​dine dokumenter om medarbejderen. Medicinsk dokumentation er underlagt forskellige love om beskyttelse af personlige oplysninger. Tal med din HR afdeling om hvor sådanne notater skal opbevares.

Barrie Gross er tidligere Vice President og Senior Corporate Counsel (Employment Law) for et internationalt Fortune 1000-selskab og er en regelmæssig bidragyder til howtomintmoney.com. Hun er grundlægger af Barrie Gross Consulting, en uddannelse og konsulentfirma for menneskelige ressourcer dedikeret til at hjælpe virksomheder med at styre og udvikle deres menneskelige kapital. Besøg barriegrossconsulting.com at lære mere om Barrie og de tjenester, som BGC leverer.

Bemærk: Oplysningerne her udgør ikke juridisk rådgivning og bør ikke påberåbes som juridisk rådgivning. Hvis du har et juridisk spørgsmål eller ønsker at få juridisk rådgivning, bør du konsultere en advokat i dit område vedrørende din særlige situation og fakta. Intet fremlagt på denne side eller i denne artikel etablerer eller bør fortolkes som at etablere en advokatklient eller fortroligt forhold mellem dig og Barrie Gross. Denne artikel er kun tilgængelig som generel information, som muligvis ikke afspejler den nyeste lovlige udvikling eller er fuldstændig.

Forvaltning af mennesker er et af de mest tidskrævende og vanskelige aspekter af ethvert job. Uanset om du har en direkte rapport eller 20, er ansvaret stort og det er tid til at følge lydhåndteringspraksis i alt, hvad du gør som vejledende, udfordrende. Dokumentation af præstationer og adfærdsproblemer føles ofte som en af ​​de mest byrdefulde opgaver, og det er desværre det, der normalt bliver afskediget længst.

Hvor mange ledere tager faktisk tid, enten under et møde med en medarbejder eller umiddelbart efter, at skrive noter om samtalen og lægge det i hans eller hendes lederens fil? De fleste ledere vil sige, at de ikke dokumenterer alt, hvad de skal, og selvom de gør det, indrømmer de, at det måske ikke bliver gjort, før flere dage, uger eller måneder er gået, og det er tid til årlige anmeldelser. De anerkender også senere, hvis medarbejderens præstationer eller adfærd ikke er forbedret, at de noter, de skrev, ikke var en fuldstændig repræsentation af det, der rent faktisk blev diskuteret.

Hvis forholdet til en medarbejder forværres, og arbejdsgiveren skal træffe disciplinære foranstaltninger, kan manglen på relevant dokumentation gøre en stor forskel i resultatet. Bortset fra at følge virksomhedens gennemgangsproces er det nødvendigt at dokumentere forskellige samtaler med medarbejdere, fordi det kan påvirke den type disciplin, du administrerer, herunder om at opsige ansættelsen. Det er fordi, når du arbejder med personaleafdelingen for at diskutere problematikere, vil HR-medarbejderen gerne vide, hvad der allerede er sagt og gjort, da de hjælper dig med at planlægge præstationsstrategien. Uden passende dokumentation kan du få at vide, at den handling du føler er nødvendig for at tage, er uheldig.

Her er nogle tips til dokumentation, der vil gøre livet nemmere i det lange løb:

  • Dokumenter "performance and conduct" -samtaler den samme dag, hvor samtalen finder sted. Hvis det ikke er muligt at tage noter under samtalen, skal du tage lidt tid på slutningen af ​​dagen for at skrive den ned. Hvis du har udarbejdet notater før samtalen, vil de hjælpe dig, når du skriver ned, hvad der blev sagt og gjort. Hvis du venter dage, uger eller måneder for at skrive det ned, vil din hukommelse om detaljerne være falmet. Og hvis medarbejderen tager skridt mod dig eller firmaet i fremtiden, kan din skriftlige rekord og troværdighed blive tvivl om du ventede for lang tid til at registrere arrangementerne.
  • Al dokumentation af samtaler med medarbejdere skal indeholde datoen for samtalen, dit navn og titel samt medarbejderens navn og titel. Dette lyder indlysende, men det gøres sjældent på en konsistent basis. Når du eller medarbejderen skifter job i organisationen over tid, er det nogle gange svært senere at sætte oversigten over samtalen i kontekst eller i en tidslinje. Hvis medarbejderen oplever de samme eller lignende problemer i hele hans eller hendes beskæftigelse, kan medarbejderens næste manager (eller to eller tre) muligvis bruge din rekord af samtalen til at vurdere hvordan man skal håndtere medarbejderen, især hvis der er tale om en negativ beskæftigelsesaktion kommer til at finde sted.
  • Forkort ikke, redaktionaliser eller karakteriser i din skriftlige rekord. Skriv ned hvad du sagde og hvad medarbejderen sagde. For eksempel skriver han noget som "John forsøgte at gøre sine sædvanlige undskyldninger for hans præstationer" ikke fortælle læseren indholdet af de "sædvanlige undskyldninger" og viser ikke grundlaget for at være afskedigende af Johns grunde. Skriv ned præcis, hvad John sagde.
  • Indsæt altid "take away" fra mødet i dine noter. Angiv handlingsplanen, du fortalte medarbejderen, og vær klar over de forventninger, du har sat for medarbejderen til at følge.
  • Lav noter uanset om samtalen betragtes som en formel handling (dvs. mundtlig rådgivning mv.) Under din virksomheds disciplinepolitik. Sørg især for, at du laver notater af samtaler, selvom det indebærer et møde, hvor du præsenterede medarbejderen med et skriftligt disciplinært dokument eller en handlingsplan. Dokumentet, du gav medarbejderen, afspejler ikke hele samtalen om de diskuterede spørgsmål.
  • Hvis du skriver dine noter i et dokument på computeren, skal du ikke opretholde dem på et delt drev. Dit forhold til medarbejderen er mellem dig og medarbejderen.
  • Må ikke håndtere medarbejdere via e-mail! Det er fint at sende medarbejderen en e-mail-meddelelse, der bekræfter samtalen, men det erstatter ikke at have en en-til-en samtale og tage notater på den.
  • Følg din virksomheds politik med hensyn til hvilke dokumenter der skal medtages i den officielle personalepost, og som skal være i din leders fil. Når du dokumenterer samtaler med medarbejdere, skal du huske på, at andre uafhængige tredjeparter (f.eks. En jury eller sagsøgerens advokat) kan læse dokumenterne i fremtiden. Du skal repræsentere dig selv og firmaet i en professionel sag og være parat til at forsvare det, du skrev.
  • Send din lederes fil til den næste leder, hvis medarbejderen ændrer job i virksomheden, eller hvis du overlader din stilling til at overvåge medarbejderen.
  • Sørg for, at du ikke holder notater af samtaler med medarbejdere om private forhold, som f.eks. Medicinske problemer eller syg- eller familieorlov, med resten af ​​dine dokumenter om medarbejderen. Medicinsk dokumentation er underlagt forskellige love om beskyttelse af personlige oplysninger. Tal med din HR afdeling om hvor sådanne notater skal opbevares.

Barrie Gross er tidligere Vice President og Senior Corporate Counsel (Employment Law) for et internationalt Fortune 1000-selskab og er en regelmæssig bidragyder til howtomintmoney.com. Hun er grundlægger af Barrie Gross Consulting, en uddannelse og konsulentfirma for menneskelige ressourcer dedikeret til at hjælpe virksomheder med at styre og udvikle deres menneskelige kapital. Besøg barriegrossconsulting.com at lære mere om Barrie og de tjenester, som BGC leverer.

Bemærk: Oplysningerne her udgør ikke juridisk rådgivning og bør ikke påberåbes som juridisk rådgivning. Hvis du har et juridisk spørgsmål eller ønsker at få juridisk rådgivning, bør du konsultere en advokat i dit område vedrørende din særlige situation og fakta. Intet fremlagt på denne side eller i denne artikel etablerer eller bør fortolkes som at etablere en advokatklient eller fortroligt forhold mellem dig og Barrie Gross. Denne artikel er kun tilgængelig som generel information, som muligvis ikke afspejler den nyeste lovlige udvikling eller er fuldstændig.


Video:


Da.HowToMintMoney.com
All Rights Reserved!
Genoptryk Af Materialer Er Mulig Med Henvisning Til Kilden - Hjemmeside: Da.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Da.HowToMintMoney.com